Prospection commerciale : une commande, et la journée est prête

Le besoin

Prospecter sans y passer ses journées, ni ses soirées

Prospecter à la main, c’est trouver les bons contacts, écrire un message qui parle à chaque métier, relancer au bon moment, et ne jamais réécrire à quelqu’un qui a dit stop. Avec quelques dizaines de contacts, un tableau suffit. Avec plusieurs milliers, les relances s’oublient, les messages se ressemblent et le suivi devient impossible.

Nous voulions un outil simple à comprendre, qui tourne sur un ordinateur ordinaire, avec des logiciels déjà installés : Excel et Outlook. Pas d’abonnement à un outil de plus, pas de données confiées à un tiers.

Comment ça marche

Une ligne dans le terminal, huit étapes derrière

Chaque matin, on ferme le classeur, on ouvre le terminal dans son dossier et on tape une seule commande. Le script fait le reste, puis rend la main avec la liste de ce qu’il a programmé.

PS> .\envoyer-lot.ps1 -Mode Programmer
Jour d’envoi : jeudi 29/10 ; catégories ouvertes : Commerces & beauté, Artisans & BTP, Cabinets & bureaux…

09:00 P00123 E1 V6  Cabinets & bureaux       contact@•••••.fr   ••••• : une question sur …
09:06 P00098 R1 R1B Commerces & beauté       bonjour@•••••.fr   ••••• : une question rapide
…

20 e-mail(s) programmés, dernier envoi prévu le 29/10 à 16:24. Laissez Outlook ouvert jusque-là.

Format réel de la sortie ; identifiants, adresses et heures masqués ou modifiés.

L’architecture

Le classeur au centre, chaque outil à sa place

Tout part du classeur et tout y revient. Le script le lit et le met à jour, Outlook envoie, une petite fonction en ligne compte les clics, une page web aide à passer les appels. Ce qui demande du jugement reste à la main : répondre, appeler, écrire sur LinkedIn.

Le classeur

Construit par script, piloté dans Excel

Le fichier n’a pas été rempli à la main. Un programme a rassemblé les entreprises à partir de sources ouvertes, les a rapprochées de l’annuaire officiel, a écarté celles qui n’étaient pas la cible, puis a écrit pour chacune un message adapté à son métier. Résultat : un classeur de 16 onglets, prêt à piloter, où tout se règle sans toucher au code.

• Prospects7 058 lignes, 63 colonnes : métier, variante, lot, statut, dates, prochaine action.
• À appeler1 202 entreprises sans e-mail, avec une question d’ouverture par métier.
• Variables métier34 profils : accroche, tâches, exemple, question, horaires d’envoi.
• Modèles e-mails12 premiers e-mails, 6 relances, 17 réponses types, le pied de page.
• Plan de relancesDe l’e-mail à la signature : quand relancer, par quel canal, avec quel modèle.
• ParamètresPlafond du jour, montée en charge, créneaux d’envoi par métier.
• CadenceLes lots calculés jour par jour, relances comprises.
• Opt-outLa liste d’opposition, relue par le script avant chaque envoi.
• Tests A-BTaux de réponse, de rendez-vous et de clic, variante par variante.
• ClicsL’export du suivi des clics ; les clics des robots de sécurité sont écartés.
• Contacts LinkedInLe suivi des invitations et messages, rempli à la main.
• ConformitéLes points CNIL et délivrabilité à cocher, avec leurs sources officielles.

Et aussi : Mode d’emploi, Tableau de bord, Objets, Script d’appel. Cellules jaunes à remplir, lignes rouges à ne plus contacter, vert pour les rendez-vous.

La personnalisation

Un modèle, des milliers d’e-mails qui ne se ressemblent pas

Chaque modèle contient des variables entre accolades. Le script les remplace par les informations de la ligne et de son métier : le nom de l’entreprise, les tâches qui prennent du temps dans ce métier, la bonne formule de politesse.

Le bon moment

Chaque métier reçoit ses e-mails quand il les lit

Le tableau des créneaux se modifie dans l’onglet Paramètres. Le script ne prend que les catégories ouvertes le jour de l’envoi, espace les messages de 3 à 9 minutes et saute les jours fériés.

La séquence

Trois e-mails au plus, puis on s’arrête

Après une réponse, le plan continue à la main avec des réponses types prêtes à l’emploi : un « oui » reçoit un exemple concret le jour même, un « c’est combien ? » reçoit les prix, un « pas maintenant » reçoit une demande d’accord pour recontacter plus tard. Dix-sept situations sont prévues, du rendez-vous manqué à la relance de proposition.

Les garde-fous

Automatiser l’envoi, pas le manque de respect

• La liste d’opposition est relue avant chaque envoi : un « STOP » bloque le contact partout
• Trois e-mails au plus sans réponse, arrêt à la première réponse
• Chaque e-mail dit qui écrit, d’où vient l’adresse et comment ne plus rien recevoir
• Un message en rapport avec le métier du destinataire, condition du régime B2B de la CNIL
• Boîte authentifiée : SPF, DKIM et DMARC validés, 10/10 au test mail-tester
• Un plafond quotidien qui ne monte que si les indicateurs suivent
• Le fichier reste sur le poste, hors de GitHub, avec une date de suppression fixée pour chaque contact sans retour
• Un mode « Aperçu » pour tout tester sans rien envoyer ni modifier

Ce que nous avons appris

Les premiers envois ont changé la machine

Deux semaines après les premiers e-mails, les chiffres du classeur ont conduit à six ajustements. Chacun s’est fait en modifiant le classeur ou quelques lignes du script, après une sauvegarde datée.

1. Un horaire par métierUn restaurateur ne lit pas ses e-mails à 10 h, un artisan est sur le chantier en journée. Les créneaux communs ont laissé place à six catégories, chacune avec ses heures.
2. Une adresse par réseauNotaires, agences d’un même réseau : des centaines d’adresses sur un même nom de domaine. Leur écrire en rafale ressemble à du spam. La file n’en garde plus qu’une par réseau en tête, les autres attendent.
3. Les rebonds se surveillentAu-delà de 3 % d’adresses invalides, la réputation de la boîte en pâtit. Chaque rebond passe le contact en « adresse invalide », et la file est nettoyée avant d’augmenter le volume.
4. Plus court, sans lienLes premiers e-mails sont passés à deux variantes très courtes, sans lien, qui demandent seulement de répondre « oui ». Elles sont comparées en test A/B.
5. Le volume attend les réponsesLa montée en charge est gelée tant que le taux de réponse n’a pas atteint 1 %. Envoyer plus un message qui ne prend pas ne sert à rien.
6. Certains métiers préfèrent le téléphoneLes restaurants et hôtels sont sortis de la file e-mail pour être appelés entre deux services, avec le poste d’appel.