Les questions fréquentes reçoivent leur réponse, seules

Le besoin

Répondre sans cesse à la même question

Combien de participants ? Que faut-il apporter ? Peut-on décaler la date ? Chaque demande est légitime, mais les réponses sont presque toujours les mêmes. Elles prennent du temps, partent parfois tard, et les vraies demandes, celles qui mènent à un devis, se retrouvent noyées dans la boîte de réception.

Ce que nous avons fait

D’abord la FAQ, ensuite l’automatisation

1. 1Repérer les questions qui reviennentAvec le client, nous avons relu ses échanges récents et regroupé les demandes les plus courantes : déroulé d’une soirée, participants, matériel, organisation pratique.
2. 2Écrire la FAQ, validée par le clientUne réponse claire par question, dans son ton à lui. C’est cette FAQ, et rien d’autre, qui sert de source aux réponses.
3. 3Construire le workflow n8nChaque nouveau message est lu, classé, puis aiguillé : question fréquente, demande de devis ou autre. La boîte Gmail du client reste la même.
4. 4Fixer les garde-fousUne réponse ne part seule que si elle s’appuie entièrement sur la FAQ. Sinon, elle reste en brouillon à relire, avec un libellé « À traiter ».

Dans n8n

Le workflow, nœud par nœud

Six étapes visibles d’un coup d’œil dans l’éditeur : c’est aussi ce qui rend le workflow facile à reprendre, à corriger et à faire évoluer.

1. 1
   Gmail TriggerLe point de départ : chaque nouveau message de la boîte du client déclenche une exécution.
2. 2
   AI Agent « Classer la demande »Un agent IA, relié à un modèle de langage, lit le message et le range dans une catégorie : question fréquente, devis ou autre.
3. 3
   Switch « Aiguillage »Une règle par catégorie : chaque message part sur sa branche, sans exception silencieuse.
4. 4
   AI Agent « Rédiger depuis la FAQ »Un second agent rédige la réponse avec un seul outil à sa disposition : la FAQ du client. Pas de connaissance extérieure, pas d’invention.
5. 5
   If « Réponse sûre ? »Le garde-fou : si la réponse ne s’appuie pas entièrement sur la FAQ, elle ne part pas.
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   Gmail « Répondre », « Brouillon », « Libellé »La réponse part dans le fil du message ; sinon un brouillon attend, marqué « À traiter ». Les devis sont résumés et envoyés à l’équipe.

Un échange type

Ce que voit le client final

Exemple illustratif : texte et horaires inventés, réponse construite comme celles du workflow à partir de la FAQ.

Ce que ça change

Le répétitif part seul, le reste arrive trié

Les garde-fous

Automatique, mais jamais à l’aveugle

• Les réponses s’appuient uniquement sur la FAQ validée par le client
• En cas de doute, un brouillon à relire plutôt qu’un envoi
• Les demandes de devis vont toujours à l’équipe, résumées
• Chaque réponse envoyée garde sa trace dans la boîte d’envoi