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Vos salariés utilisent ChatGPT : 7 règles pour l’encadrer sans freiner l’équipe
Dans beaucoup d’entreprises, l’IA est déjà là : un salarié reformule ses e-mails avec ChatGPT, un autre résume des documents avec un outil gratuit. Interdire ne fonctionne pas, et laisser faire expose vos données. Les spécialistes parlent d’usages non encadrés (en anglais, Shadow AI). La bonne réponse tient en quelques règles claires, des outils autorisés et une courte formation.
Les 7 règles d’une charte simple
Une page suffit. Voici les règles que nous recommandons de reprendre telles quelles :
- Utiliser uniquement les outils autorisés par l’entreprise, avec un compte professionnel.
- Ne jamais saisir d’informations confidentielles dans un outil grand public.
- Toujours relire et vérifier un résultat avant de l’envoyer ou de l’utiliser.
- Ne jamais présenter un texte produit par l’IA comme un engagement sans validation.
- Signaler toute erreur ou tout comportement inattendu à un référent désigné.
- Demander l’accord du référent avant d’utiliser un nouvel outil.
- Suivre la formation de prise en main, et la renouveler quand les outils changent.
Ce qu’il ne faut jamais saisir dans une IA grand public
Les versions gratuites ou personnelles des assistants peuvent réutiliser les conversations selon leurs conditions. Gardez hors de ces outils :
- les données personnelles de vos clients, patients ou salariés ;
- les contrats, devis et conditions négociées ;
- les informations financières non publiques ;
- les mots de passe, codes d’accès et informations techniques sensibles.
Sources : CNIL — Déployer une IA générative
Choisir des outils autorisés
Les offres professionnelles des principaux assistants excluent, par défaut, l’utilisation de vos données pour entraîner leurs modèles. Elles permettent aussi de gérer les comptes de l’équipe et de retirer un accès au départ d’un salarié.
Choisissez de préférence l’assistant intégré à vos outils actuels : Copilot si vous travaillez avec Microsoft 365, Gemini avec Google Workspace.
Former l’équipe et garder une trace
Depuis février 2025, le règlement européen sur l’intelligence artificielle (AI Act) demande aux entreprises qui utilisent l’IA de prendre des mesures pour développer les compétences de leurs équipes. Une formation courte sur vos propres cas d’usage, avec une feuille de présence, est une réponse simple et proportionnée.
Sources : Commission européenne — AI talent, skills and literacy
Tout mettre en place en une semaine
Un plan réaliste pour une TPE ou une PME :
- Jour 1 : recenser les outils utilisés, en demandant simplement à chacun ce qui lui fait gagner du temps.
- Jour 2 : choisir un ou deux outils autorisés et ouvrir les comptes professionnels.
- Jour 3 : adapter et diffuser la charte en une page.
- Jour 4 ou 5 : une demi-journée de formation sur vos situations réelles.
Encadrez l’usage de l’IA en une semaine
Formation IA pour PME : une charte d’usage et les bons réflexes →
Décrivez vos outils, vos contraintes et le résultat attendu : le périmètre et les livrables se définissent avec vous.
Voir un exemple concret : Formation IA et confidentialité pour équipes RH
Réserver mon échange offertSources et repères
Des repères solides pour passer à l’action. Nous citons les sources qui éclairent vos choix et définissons les objectifs du projet avec vous. Les règles et conditions de financement sont à confirmer pour votre situation.
- CNIL — Déployer une IA générative — 18 juillet 2024
- Commission européenne — AI talent, skills and literacy — 27 juillet 2026